Is een multifunctionele printer geschikt voor u?

Een multifunctionele printer beschikt over talrijke functies: kopiëren, e-mailen, scannen en printen. Dit alles kan in kleur of zwart-wit en op verschillende formaten papier. Maar, wat is de meerwaarde van deze opties voor uw organisatie? En heeft u ze eigenlijk wel nodig? Deze keuze hangt af van een aantal factoren. Wanneer u samen met ons de juiste keuze maakt, weet u zeker dat u profiteert van de juiste functionaliteiten en de laagst mogelijke kost-per-pagina. Hieronder leest u een aantal checks welke wij samen met u zullen doorlopen.

Check 1: het volume bepalen

Hoeveel print, scant en/of kopieert u maandelijks?

Om te bepalen welk soort printer voor uw organisatie geschikt is, kunt u het beste eerst kijken naar het aantal kopieën, scans en prints dat uw organisatie maakt. Eventueel kunnen wij u helpen om dit eenvoudig te bepalen. Nadat het volume bepaald is, kunnen wij snel inschatten wat voor uw organisatie de efficiëntste en goedkoopste oplossing is en welke multifunctionele printer hier het beste bij past. 


Check 2: het aantal gebruikers

Ga na hoeveel medewerkers het apparaat zullen gebruiken

Door het huidige en toekomstige aantal gebruikers vast te stellen, krijgt u een goed beeld van hoeveel uw bedrijf maandelijks moet printen en/of kopiëren. Daarnaast heeft u meteen een idee van hoeveel medewerkers gelijktijdig met het apparaat moeten kunnen werken. De multifunctionele printers van Kyocera, OKI en Develop zijn geschikt voor organisaties van kleine tot grote omvang. 

Check 3: de juiste kleuropties

Heeft u alleen zwart-wit kopieën nodig, of ook in kleur?

Vele ondernemeingen schaffen een printer of kopieerapparaat alleen aan voor intern gebruik. In die gevallen volstaat het dan vaak om enkel zwart-wit te kopiëren of printen. Dat is anders wanneer u uw afdrukken ook gebruikt voor externe communicatie. In dat geval wilt u een verzorgde uitstraling en hoopt u dat de boodschap goed blijft hangen. Een hoogwaardige kleurafdruk is dan zeker gewenst. Wij houden in ons advies rekening met het doel van uw afdrukken. 

Check 4: past het binnen uw budget

4. Grote machines: te duur voor u?

Dat lijkt in eerste instantie een hele logische vraag. De prijs van een grotere multifunctionele printer kan immers behoorlijk hoger zijn dan wanneer u voor een standaard printer kiest. Toch kan de keuze voor een multifunctionele printer op lange termijn de meest rendabele oplossing zijn. Zeker wanneer u kijkt naar de 'total cost of ownership'. Zo kan een groot toestel misschien beter geschikt zijn voor uw onderneming wat betreft kopieer- of printsnelheid. Op die manier bespaart u op lange termijn uren en dus geld uit. De toners van grote machines zijn in verhouding vaak ook goedkoper dan kleinere modellen. Ook dat kan een groot verschil uitmaken na een bepaalde tijd. 

Check 5: de gewenste functionaliteiten

Er zijn tal van extra opties mogelijk. Kies de juiste!

Afhankelijk van wat uw organisatie nu of in de toekomst nodig heeft, kunt u kiezen voor opties zoals een hoge snelheid, grotere printlades, verschillende features voor het perfect afwerken van uw document en innovatieve oplossingen voor uw documentbeheer. Vergeet in uw keuze voor een printer dus ook niet te kijken naar dit soort wensen, want het kan uw bedrijf een hoop gemak en besparing opleveren! 

Het belangrijkste: de kosten per afdruk

De kosten per afdruk kunnen flink verschillen wanneer we verschillende kopieerapparaten en printers vergelijken. De bovenstaande checks helpen ons om te bepalen wat voor printer bij uw organisatie past. Ons doel is om samen met u te zorgen voor de beste balans tussen de gewenste functionaliteit en de laagste kosten per afdruk. Hoe duurder de machine, hoe duurder de toners en hoe meer kleurafdrukken, des te hoger uw totale kosten per afdruk. Het lijkt in eerste instantie logisch om te kiezen voor een goedkopere printer, maar op de langere termijn betaalt u vaak tot wel 8 cent teveel per kleurafdruk met een standaard printer.

Heeft u hulp nodig bij het bepalen van de juiste machine? Wij helpen u graag